De Eisenhower-matrix is een model waarmee je taken indeelt op twee vragen: is het urgent en is het belangrijk? Zo ontstaan vier kwadranten die je vertellen wat je zelf doet, wat je inplant, wat je overdraagt en wat je schrapt.
Het klinkt als een trucje voor timemanagement. Voor een ondernemer is het meer dan dat.
Het laat zien waar jouw tijd echt heen gaat. En vaak is dat niet waar je bedrijf van groeit.
Wat is de Eisenhower-matrix?
De matrix is een vierkant met twee assen. Op de ene as staat urgentie: moet het nu? Op de andere staat belang: draagt het bij aan waar je naartoe wilt?
Urgent en belangrijk lijken op elkaar, maar ze zijn niet hetzelfde. Urgent werk vraagt om aandacht. Belangrijk werk levert iets op.
Een telefoon die gaat is urgent. Een proces uitschrijven zodat je team zonder jou verder kan, is belangrijk. De telefoon wint bijna altijd.
De vier kwadranten van de Eisenhower-matrix
Kwadrant 1: urgent en belangrijk (doen)
Een crisis, een harde deadline, een grote klant die dreigt te vertrekken. Dit pak je zelf op, en meteen.
Het probleem is niet dat dit kwadrant bestaat. Het probleem ontstaat als je er de hele week in woont.
Kwadrant 2: belangrijk, niet urgent (plannen)
Strategie, processen vastleggen, mensen opleiden, je cijfers doornemen, relaties opbouwen. Niemand belt je hierover. Daarom schuift het door naar volgende week.
Toch bouw je hier je bedrijf. Wat je in kwadrant 2 laat liggen, komt later terug als crisis in kwadrant 1.
Kwadrant 3: urgent, niet belangrijk (delegeren)
Vragen van medewerkers, mails die snel antwoord willen, overleggen waar jij niet bij hoeft te zijn. Het voelt als werk, want het is druk. Maar het is niet jouw werk.
Kwadrant 4: niet urgent, niet belangrijk (schrappen)
Afleiding. Rapportages die niemand leest, vergaderingen uit gewoonte, eindeloos je inbox verversen. Weg ermee.
Waar komt de Eisenhower-matrix vandaan?
Het model is genoemd naar Dwight D. Eisenhower, generaal en later president van de Verenigde Staten. In een toespraak in 1954 zei hij dat hij twee soorten problemen had: urgente en belangrijke. De urgente zijn niet belangrijk, en de belangrijke zijn nooit urgent.
Hij zei er zelf bij dat hij die gedachte van iemand anders had. De matrix met vier vakken heeft hij ook nooit getekend, zo laat onderzoek naar de herkomst van het citaat zien.
Het model werd bekend door Stephen Covey. Hij werkte het onderscheid in 1989 uit in zijn boek over de zeven eigenschappen van effectief leiderschap. Bij Covey is het de derde eigenschap: belangrijke zaken eerst.
Waarom urgent bijna altijd wint
Je zou denken dat je vanzelf kiest voor wat het meeste oplevert. Dat is niet zo.
Onderzoekers Meng Zhu, Yang Yang en Christopher Hsee lieten in 2018 zien dat mensen een taak met een korte deadline verkiezen boven een taak die meer oplevert maar geen haast heeft. Ze noemden het het mere urgency effect.
Een afgevinkte taak voelt goed. Een middag aan je strategie werken geeft geen vinkje.
Voor een ondernemer komt daar iets bij. Jij bent degene bij wie alle vragen uitkomen. Hoe drukker je bent met antwoorden, hoe belangrijker je je voelt. En hoe minder je bouwt.
De Eisenhower-matrix toepassen als ondernemer
Schrijf een week lang op wat je doet
Niet wat je van plan was, maar wat je echt deed. Zet elke taak daarna in een van de vier vakken.
De meeste ondernemers schrikken van kwadrant 3. Daar zit vaak meer in dan je denkt.
Blok tijd voor kwadrant 2
Belangrijk werk gebeurt niet in de tijd die overblijft, want die tijd blijft niet over. Zet twee vaste dagdelen per week in je agenda en behandel ze als een afspraak met je beste klant.
Welk werk daar dan in hoort, begint bij het kiezen van je strategische prioriteiten.
Delegeer pas als het proces er ligt
Kwadrant 3 delegeren klinkt eenvoudig. In de praktijk komt gedelegeerd werk vaak terug, met fouten erbij.
Dat ligt zelden aan je mensen. Het ligt eraan dat de werkwijze alleen in jouw hoofd zit. Leg eerst vast hoe het moet en wat goed genoeg is. Dat is werk voor kwadrant 2. Daarna kun je het overdragen.
Hoe je dat aanpakt, lees je in delegeren als ondernemer. Merk je dat je alles toch blijft controleren, lees dan over micromanagement.
Schrap zonder schuldgevoel
Elke ja tegen iets onbelangrijks is een nee tegen iets belangrijks. Kijk elk kwartaal welke overleggen, rapportages en gewoontes weg kunnen.
Een voorbeeld van de Eisenhower-matrix
Neem de eigenaar van een bedrijf met vijftien mensen. Zijn week zit vol: offertes nakijken, de planning rechtzetten, klanten terugbellen. Alles is urgent.
Wat blijft liggen: een vaste werkwijze voor offertes, een tweede man die de planning kan overnemen, elke maand een blik op de marge.
Het gevolg is dat hij volgend jaar precies hetzelfde doet, met meer omzet en minder lucht. Niet omdat hij te weinig werkt, maar omdat hij in de verkeerde kwadranten werkt.
Veelgemaakte fouten met de Eisenhower-matrix
Alles belangrijk noemen. Als alles in kwadrant 1 staat, heb je niet gekozen.
De matrix één keer invullen. Het is een wekelijkse gewoonte, geen eenmalige oefening.
Kwadrant 2 laten wijken. Je plant het in en schuift het op zodra er iets tussenkomt.
Delegeren zonder uitleg. En het werk daarna zelf overdoen.
Urgent leidt je dag, belangrijk bouwt je bedrijf
De Eisenhower-matrix lost niets voor je op. Hij laat zien wat je kiest.
Wie zijn week in kwadrant 1 en 3 doorbrengt, runt een bedrijf dat van hem afhankelijk blijft. Wie tijd vrijmaakt voor kwadrant 2, bouwt een bedrijf dat zonder hem kan groeien.
Wil je scherp krijgen waar jouw tijd heen moet en wat je kunt loslaten? Bekijk dan 1-op-1 executive coaching.
Over de auteur
Han Doorenbosch
Serieel ondernemer met meer dan 25 jaar ervaring en oprichter van TrainMore, ClubSportive en The Urban Gym Group, gespecialiseerd in het opschalen en herstructureren van bedrijven.